Assistant(e) de direction

L’assistant de direction (H/F) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il assure le suivi de certains dossiers confiés aux directions qu’il assiste, ainsi que la gestion de leurs relations internes et externes. L’Assistant de direction (H/F) pilote, par des liens fonctionnels, une équipe administrative.

Missions principales confiées

- Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents (personnels et/ou usagers, fonctionnement général de l’établissement).

- Etablir des comptes rendus de réunion et des relevés de décision.

- Concevoir et mettre en forme des supports de réunions et autres documents administratifs (notes…).

- Exploiter les flux et mettre à jour les bases de données relatives à des informations de l’établissement.

- Gérer de la correspondance et des documents nécessaires à la bonne marche de l’établissement

- Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.

- Tenir au courant les directeurs de toutes les questions urgentes et importantes et leurs communiquer tous les renseignements nécessaires à leurs activités.

- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations.

- Constituer et gérer un fonds documentaire administratif.

- Mettre en place des modes de classement et d’archivage et mettre à jour des dossiers du directeur.

- Traiter les contacts des directeurs : gestion de planning, des rendez-vous, des déplacements, filtrage des interlocuteurs.

- Etablir les liens fonctionnels avec les directeurs des autres établissements.

- Encadrer l’équipe de secrétaires, assistante RH (coordination, répartition des tâches, ventilation des informations, gestion des temps de travail et congés…).

Compétences requises

- Connaissances approfondies en droit social

- Maîtrise des dispositifs de formation

- Maîtrise des logiciels de bureautique : EXCEL, WORD, POWER POINT…

- Manager une équipe de secrétaires

- Organiser son temps de travail selon un plan de charge établi

- Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision

- Communiquer avec son environnement de travail

- Assurer une veille en matière de législation sociale

- Organiser son temps et son espace de travail en fonction des échéances

- Concevoir des outils et veiller à la bonne application

- Contrôler la cohérence des données collectées

- Traiter l’information et apporter la réponse adaptée

- Coordonner et diffuser l’information dans le strict respect de la confidentialité

- Gérer et filtrer les flux d’informations

- Rigueur, Efficacité, Organisation, Intégrité, Communication, Polyvalence

Tâches diverses

Il/Elle contribue à :

- Un accueil de qualité (téléphonique et physique), des usagers, de leurs familles et des salariés, dans le respect de l’obligation de secret et de discrétion.

- La rédaction du rapport d’activité

- La rédaction de divers documents (appel à projet, tableaux de bord de suivis, courrier, rapports divers…)

- La prise de décision du directeur en lui communiquant toutes les informations nécessaires sur les dossiers ou situations traités.

Compétences particulières